6. Verbeteren bestuurscultuur

We verbeteren de bestuurscultuur en samenwerking om er zo optimaal mogelijk te kunnen zijn voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Daarbij streven we naar een meer open en transparante samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. We werken als eenheid met duidelijkheid over eigen rollen.

In de laatste maanden van 2019 en de eerste maanden van 2020 zijn 5 avonden georganiseerd over het thema integriteit. Het ging over het begrip integriteit en ieders eigen keuzes. Het doel om vervolgens aan de hand van deze bijeenkomsten door te pakken om een gedragscode op te stellen, hebben we niet behaald als gevolg van COVID-19.
Tijdens een bijeenkomst in januari onder leiding van een externe heeft het Presidium gesproken over de rol van het Presidium en de bestuurscultuur. Dit is bij één bijeenkomst gebleven. De raad streeft naar een open communicatie, goede omgangsvormen en duidelijke bestuurlijke gewoonten. Daarvoor zijn meerdere partijen nodig. Het is een samenspel tussen de raad als geheel en de afzonderlijke raadsleden en raadsfracties samen, het college, de griffie en de ambtelijke organisatie.
Op 28 augustus is de traditionele start van het nieuwe politieke seizoen “de Dag van de Raad” gehouden in Babberich. Deze dag kon in fysieke vorm gestalte krijgen. Tijdens deze dag is er getraind op het voeren van een debat en hebben raadsleden en collegeleden met elkaar stil gestaan bij de eigen rol. Deze acties dragen samen bij aan het verbeteren van de bestuurscultuur. Ieder is zich er van bewust dat het een proces is dat nog volop aandacht nodig heeft.
Als gevolg van de corona-crisis heeft de gemeenteraad vanaf maart noodgedwongen digitaal moeten vergaderen. Alleen in september is de raad eenmalig fysiek bij elkaar geweest in de Turmac evenementenhal waar we op 1,5 meter van elkaar konden vergaderen. Vervolgens hebben de raadscommissie en de gemeenteraad vanaf oktober weer volledig digitaal vergaderd.
De gehele raad en de raadscommissies hebben zich ingezet om ondanks alles toch tot besluitvorming te komen en het democratische proces doorgang te laten vinden. Opgemerkt is dat dit heel erg moeilijk is. Het voeren van een stevig debat is digitaal een stuk lastiger dan fysiek in de raadzaal. Digitaal vergaderen is ook een stuk vermoeiender dan fysiek vergaderen. Daarom stoppen de vergaderingen om 22.00 uur. Agendapunten die dan nog niet zijn behandeld, worden in een extra avond dan alsnog afgehandeld. Hierdoor is de raad ook vaker extra bij elkaar geweest.

Voorstellen voor verbetering zullen via het Presidium naar de raad toe komen.

We staan voor een gemeente die weet wat er leeft in de samenleving en in de verschillende kernen van de gemeente. We zetten in op nabijheid. Dit betekent korte lijnen met onze inwoners, verenigingen, dorps- en wijkraden, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We ontwikkelen nieuwe vormen van participatie waarbij initiatief vanuit inwoners centraal staat. Vanuit het programma 'Zevenaar Verbindt' zetten wij in op het verder versterken van de verbinding met de inwoner, de verbinding tussen bestuur en organisatie en de verbinding binnen de organisatie.

We werken vanuit de focuspunten: gastvrij, verbindend en service op maat. Daarbij hebben we een ja, mits....houding.
·Nieuw beleid ontwikkelen we samen met inwoners. We betrekken hen in een vroeg stadium.
·Bij nieuwe (ruimtelijke) ontwikkelingen worden initiatiefnemers verantwoordelijk om in een vroeg stadium met de omgeving te overleggen. We faciliteren waar nodig.
·We delen goede voorbeelden van participatie met elkaar en met onze samenleving.

Doeduiten
In 2020 zijn 21 aanvragen voor Doeduiten gehonoreerd. Enkele activiteiten waar DoeDuiten voor verstrekt zijn, konden vanwege Corona niet doorgaan. Deze activiteiten zijn verplaatst naar een moment waarop het weer kan en mag.

Enkele mooie initiatieven:
1. Doorontwikkeling van Liemers Bezorgt
2. Aanschaf Prax Tourfiets door de Vrienden van de Pelgromhof. Om samen met de bewoners te kunnen fietsen;
3. Oprichtingskosten coöperatie Angerlo Aardgasvrij en Duurzaam.
4. Ontwerpen en realiseren van nestkasten
5. The Passion - Babberich

Contacten met dorpen en wijken
De drie contactpersonen voor de dorpen en wijken zijn een belangrijke schakel tussen de gemeente en onze inwoners. Door corona kunnen zij minder aanwezig zijn in de wijken en dorpen en werken zij zoveel mogelijk digitaal. Hierdoor kunnen zij toch het contact onderhouden met de Zevenaarse dorpsraden en houden een kort lijntje met de dorpen. Door o.a. de site van Het Krachtlokaal, oproepen/berichten op social media en het maken van podcasts proberen we in deze bijzondere tijd toch zo dicht mogelijk bij de inwoner te zijn. En gelukkig weten de inwoners ons ook steeds beter te vinden.

Inwonerspanel Zevenaar verbindt en enquêtes
Met het inwonerspanel vragen wij inwoners om 2 tot 4 keer per jaar hun mening te geven over diverse onderwerpen. Zij kunnen dit doen door zich via internet aan te melden. In oktober 2020 is het inwonerspanel ingezet voor de toekomst van de NME. Daarnaast zijn specifieke groepen met enquêtes benaderd voor bijvoorbeeld sport en jeugd.

Burgemeesterspreekuur en op bezoek in de kernen
Vanwege de crisis zijn er minder burgemeesterspreekuren geweest dan gepland. Wel kunnen we stellen dat het spreekuur voorziet in een behoefte. Dit krijgen we te horen van de inwoners en zien we ook terug in de bezoekersaantallen. De laatste ontwikkeling hierin is dat, omdat tot nader order de spreekuren zijn gecanceld, er een mogelijkheid is ontwikkeld om met de burgemeester te mailen via inloopspreekuur@zevenaar.nl. Minder persoonlijk, maar in deze tijd wel zo veilig. De College on Tour tochten zijn in 2020 maar beperkt doorgegaan.

Kinderburgemeester
Op 16 september is de eerste kinderburgemeester, Jasmijn Braam, van de gemeente Zevenaar beëdigd. Vanwege Corona zijn veel activiteiten niet doorgegaan, maar toch heeft ze bijvoorbeeld het nieuwe IKC aan de Platanenlaan geopend, de actie van World Clean Upday gestart en een kunsttentoonstelling op basisschool de Bem geopend. In december heeft zij schoolkinderen opgeroepen om een tekening of kaart te maken voor ouderen. Zij heeft vlak voor de kerst honderden tekeningen rondgebracht naar alle verzorgingstehuizen in Zevenaar.

Voor de uitvoering van een aantal taken werken we samen in verbonden partijen. Meer dan voorheen gaan wij ons als samenwerkingspartner inzetten om binnen de samenwerkingsverbanden de gezamenlijk bepaalde doelstellingen te halen. Dat kan door posities in te vullen binnen het dagelijks bestuur of door een trekkersrol binnen een portefeuilleoverleg of bestuurscommissie te vervullen. Dit vraagt de inzet van meer ambtelijke en bestuurlijke capaciteit. In een nog op te stellen kadernota Verbonden partijen stellen we medio 2018 een afwegingskader voor over het aangaan van samenwerkingsverbanden. Ook geven we aan hoe we de positie van de gemeenteraad ten aanzien van die verbonden partijen kunnen versterken.

Met de vaststelling van de nota Verbonden partijen (2019) is een instrumentarium ontwikkeld om de sturing op gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingspartners te verbeteren. Met dashboards wordt de informatie overzichtelijker en daarmee toegankelijker gemaakt.
In het proces van versterking van de regionale samenwerking in de regio Arnhem Nijmegen heeft de gemeente Zevenaar bestuurlijk en ambtelijk een trekkende rol gepakt om de regio als geheel te versterken en partijen bij elkaar te brengen. In het najaar van 2020 heeft de gemeenteraad van Zevenaar besloten aan de versterkte samenwerking deel te nemen. In de eerste helft van 2021 worden de opgaven van deze regionale samenwerking verder uitgewerkt. Voor de governance van het sportbedrijf Ataro zijn door de rekenkamercommissie verbeteringen voorgesteld. In overleg met Ataro zijn die verbetervoorstellen in 2020 verder uitgewerkt en deze worden voor besluitvorming begin 2021 aan de gemeenteraad doorgeleid.
Voor de Samenwerking de Liemers (SdL) zijn in 2020 ook verbeteringen in de governance uitgewerkt, die via een aangepaste gemeenschappelijke regeling in 2021 aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

We willen de basis op orde hebben. Dit betekent dat we lopende projecten afronden, voordat we met nieuwe projecten beginnen. We willen 'in control' zijn. Deze gedachte past binnen de professionalisering van het planmatig werken, dat een onderdeel is van het programma organisatieontwikkeling. Binnen dit programma worden de komende jaren vele activiteiten en projecten opgezet en uitgevoerd. Eén daarvan is de genoemde professionalisering. Dit traject draagt bij aan de verbetering en groei van onze kernwaarden: Resultaatgericht, Klantgericht en Samenwerkingsgericht.

In 2020 is op beperkte schaal aandacht besteed aan planmatig werken. Door de corona-crisis vonden geen fysieke trainingen en workshops plaats. Wel zijn onze medewerkers, op hun initiatief, geadviseerd en ondersteund in het planmatig oppakken van taken.

We zijn een aantrekkelijke, professionele en duurzame werkgever en mensen werken graag bij ons in Zevenaar. Medewerkers zijn toegerust om in steeds veranderende contexten hun werk te doen. Ze zijn goed opgeleid, flexibel in hun gedrag en communicatie. We zijn in staat het werk af te stemmen op de uitdagingen in de samenleving. We nemen medewerkers mee in veranderingen en toekomstige ontwikkelingen. Zij zijn zelf actief in hun eigen loopbaanontwikkeling. We volgen de resultaten van ons HR-beleid.  Er is een veilig werkklimaat waarin we transparant en open zijn. Onze processen en werkafspraken ondersteunen dit.

De uitvoering en uitwerking van de verschillende doelstellingen om te groeien naar een moderne en professionele organisatie verloopt grotendeels volgens plan. Door Covid-19 werden we enerzijds gedwongen de focus te verleggen en anderzijds leidde Covid-19 tot uitdagingen in de wijze van uitvoering waar we eerst een oplossing voor moesten vinden. Daardoor vindt een verschuiving plaats van het tweede halfjaar 2020 naar het eerste halfjaar 2021. De verschuiving leidt voor wat betreft het eindresultaat niet tot onoverbrugbare vertragingen. Echter streefdatum 2022 wordt op onderdelen niet gehaald. In 2020 zijn we verder gegaan met de uitwerking van de HR-kadernota, de doorontwikkeling van de Zevenaar Academie, het vormgeven van de digitalisering van HRM en de optimalisatie van het proces inhuur. Daarnaast is een Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) uitgevoerd, met voor elke medewerker een vrijblijvend persoonlijke gezondheidscheck.

Bij de 1e voortgangsrapportage 2021 stellen we u voor om € 70.000 extra capaciteit in te zetten om de achterstand in te lopen en vervolgens nieuwe ontwikkelingen op te kunnen pakken.

Wij geven uitvoering aan de planning- en control cyclus door het opstellen van een kadernota, begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. Beschikbare middelen zijn integraal afgewogen bij de kadernota en de begroting.  In 2020 blijven wij investeren in de doorontwikkeling van de P&C-cyclus.
Daarnaast geven wij verder uitwerking aan het project 'Financiële basis op orde'.  Het gaat hierbij onder andere om de verbreding en verdieping van de kennis betreffende budgetbeheer en de geldende voorschriften, het beschrijven van werkprocessen en het optimaliseren van de financiële informatievoorziening.

De planning- en controlcyclus kent in 2020 door de coronacrisis een wat ander verloop. De beide voortgangsrapportages (de 2e in december) en de jaarstukken 2019 zijn vastgesteld. In de beide voortgangsrapportages hebben wij de bezuinigingsmaatregelen gemonitord. De kadernota 2021 is door de vele onzekerheden vervangen door een kaderbrief. Naast de meerjarenbegroting 2021-2024 zijn de documenten "tussentijdse financiële prognose 2020" en "geactualiseerde corona-effecten 2021-2024" opgesteld.
Het vervolg van het project "Financiële basis op orde" hebben wij afgerond. Dit is nu een continu proces waarin we de focus leggen op het kwalitatief op orde houden van budgetten, opbouw en onderbouwing.